Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kommt – Was tun?

Obwohl das Thema dieses Mal eher theoretisch war, blieb das Interesse am 3. Perspektivenabend des Bentwischer Gewerbevereins WVB e.V. und des ITC nicht aus. „Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kommt“, so lautete der Schwerpunkt der Veranstaltung am 17. April, zu welcher der externe Datenschutzbeauftragte Rechtsanwalt Axel Keller von ECOVIS Grieger Mallison und Hagen Hüttig, Geschäftsführer der bereits DSGVO-erfahrenen Firma GMFS Versicherungsmakler GmbH ihren Beitrag leisteten.

• Verarbeitungsverzeichnis für die datenverarbeitenden Vorgänge im Unternehmen
• technische / organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten
• Datenschutzfolgeabschätzung
• vertragliche Abklärung der Auftragsverarbeitung
• Informationspflichten

Hinzu kommt, dass so manche Unternehmen nicht um die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten herum kommen. Ob diese Rolle intern von einem Mitarbeiter oder durch einen externen Dienstleister übernommen wird, ist dabei zumeist dem Unternehmen überlassen. Jedoch sind auch hierbei gewisse Rahmenbedingungen zu beachten.

In vielen Firmen gilt es allerdings zunächst einmal zu klären, was personenbezogene Daten sind und zu erfassen, wie diese in dem eigenen Unternehmen verarbeitet werden. Nicht selten wird die Anpassung an die DSGVO als „Chef-Sache“ bezeichnet, da es neben Kundendaten oft auch um die Daten von Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Lieferanten usw. geht. Gleichermaßen müssen auch die Angestellten im Hinblick auf den Datenschutz sensibilisiert und über die durch die DSGVO veränderten Prozesse im Unternehmen informiert werden.

Gerade für kleine Unternehmen kann die Umstellung im Zuge der DSDGVO zu einem Kraftakt werden, der bei Nichtbeachtung oder Verstößen empfindliche Bußgelder mit sich bringen kann.

• Aufklärung, zahlreiche Hilfestellungen und Vorlagen für Verträge und Verzeichnisse gibt es auf dem Internet-Portal des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern: www.datenschutz-mv.de
• Die IHK zu Rostock hat ebenfalls umfassendes Informationsmaterial zur Umstellung auf die DSGVO aufbereitet, darunter auch ein Musterbeispiel für kleine und mittlere Unternehmen, welches die verschiedenen Maßnahmen im Rahmen der DSGVO-Vorbereitung aufschlüsselt.
• Von der Bundesregierung selbst wird außerdem eine zweiseitige Checkliste für die Umsetzung der DSGVO in Unternehmen bereitgestellt, welche die wichtigsten Aspekte in 10 Punkten zusammenfasst.
• Die Online-Plattform Datenschutz.org informiert ebenfalls umfassend sowie relativ leicht verständlich über das Thema Datenschutz. Sie bietet eine Vorlage für eine DSGVO-geeignete Musterdatenschutzerklärung für Websites zum Download an und klärt zudem darüber auf, was die einzelnen Punkte dieser Datenschutzhinweise im Einzelnen bedeuten und unter welchen Umständen Sie anzuwenden sind.
• Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom e.V.) hat sich speziell mit der datenschutzkonformen Datenverarbeitung nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung befasst und stellt neben einem umfassenden Leitfaden auch Vertragsvorlagen in Deutsch und Englisch bereit.
• Speziell für Handwerksbetriebe hat der Zentralverband des deutschen Handwerks (ZDH) seinen Leitfaden zur Umsetzung der DSGVO mit zahlreichen Praxishinweisen ausgelegt.

Aber Vorsicht:

Wer ganz sicher gehen will, dass er sein Unternehmen auf die DSGVO vorbereitet hat, kommt ggf. um eine fachkundige Rechtsberatung nicht herum. Denn keines dieser online frei zugänglichen und zumeist kostenfreien Angebote stellt eine Rechtsberatung dar. Sie dienen lediglich als Orientierung, wobei es stets ratsam ist (insbesondere hinsichtlich der Datenschutzerklärung), die bereitgestellten Vorlagen vor ihrer Anwendung zu prüfen und auf die eigene Unternehmenssituation anzupassen.